Une demande de remboursement dâune note de frais est un document Ă©tabli par les salariĂ©s ou les dirigeants. Son but est de se faire rembourser les dĂ©penses professionnelles avancĂ©es dans lâintĂ©rĂȘt de lâentreprise. Les notes de frais doivent ĂȘtre accompagnĂ©es de piĂšces justificatives originales prouvant que la dĂ©pense a bien Ă©tĂ© rĂ©alisĂ©e. Les difficultĂ©s liĂ©es au remboursement des notes de frais Quelques donnĂ©es, rĂ©vĂšlent cependant que cette mission n'est pas toujours menĂ©e Ă bien. En effet, il se trouve que 1/3 des salariĂ©s avouent ne pas demander le remboursement des frais avancĂ©s pour diffĂ©rentes raisons perte de justificatif... 600 millions dâeuros de dĂ©penses sont engagĂ©es et non rĂ©clamĂ©es par an par les salariĂ©s Ă leur employeur. DiffĂ©rentes raisons peuvent expliquer ceci comme, par exemple, l'oubli dâenvoi de la demande de remboursement, une procĂ©dure de remboursement dĂ©courageante ou la perte de justificatifs de la note de frais papier qui empĂȘche le salariĂ© dâĂȘtre remboursĂ©. Les enjeux de lâabsence de piĂšces justificative Les dĂ©penses professionnelles Ă©chappant aux cotisations sociales, elles sont surveillĂ©es de trĂšs prĂšs par l'Urssaf. Il est donc important de justifier toutes les dĂ©penses professionnelles pour Ă©viter les risques de redressement en cas de contrĂŽle. Gardez vos papiers prĂ©cieusement dans un dossier spĂ©cifique pour lâURSSAF. Nous le rappelons, un justificatif de dĂ©pense doit ĂȘtre archivĂ© pour une durĂ©e minimale de 10 ans. En cas de contrĂŽle, tous les documents nĂ©cessaires Ă la justification dâune dĂ©pense et dâun remboursement doivent ĂȘtre disponibles. Si des frais d'entreprise ne peuvent ĂȘtre justifiĂ©s, lâemployeur risque un redressement fiscal en cas de contrĂŽle. Pour en savoir plus sur lâarchivage et notamment lâarchivage numĂ©rique Ă valeur probante, rendez-vous sur notre article de blog Ă ce sujet. 36% des redressements de lâUrssaf sont dus aux frais professionnels. Le dĂ©tail des justificatifs est demandĂ© dans le cadre du remboursement des notes de frais au rĂ©el. Un dossier complet avec tous les justificatifs permet dâobtenir un dĂ©lai de paiement dâune note de frais acceptable. Ă ce titre, le remboursement de la note de frais apparaĂźt sur le bulletin de paie du salariĂ©. En cas de dĂ©faut de justificatif, lâentreprise peut adopter les solutions suivantes Ne pas payer la note de frais sachant que le non-remboursement des notes de frais risque de peser sur le moral du salariĂ© ; Rembourser sans justificatifs le salariĂ© au risque dâencourir un redressement de lâURSSAF et de lâadministration fiscale ; Passer au remboursement forfaitaire dans ce cas de figure, il nâest pas nĂ©cessaire de produire des justificatif, le salariĂ© prend Ă sa charge les frais qui dĂ©passent le forfait ; Demander un duplicata au vendeur qui, dans certains cas, peut ĂȘtre difficile Ă obtenir par exemple si les frais ont eu lieu Ă lâĂ©tranger. Vous ne retrouvez plus votre justificatif papier ? Lâattestation sur lâhonneur une solution exceptionnelle Si aucune des solutions prĂ©cĂ©demment dĂ©crites nâest opĂ©rationnelle, lâentreprise peut rechercher une solution exceptionnelle qui permettra au salariĂ© de se faire rembourser. Il sâagit de lâattestation sur lâhonneur, un justificatif exceptionnel. Le modĂšle suivant de dĂ©claration sur lâhonneur des dĂ©penses engagĂ©es peut, par exemple, ĂȘtre utilisĂ© en tant que justificatif. Cette lettre vous permet de dĂ©clarer sur lâhonneur que vous avez bel et bien effectuĂ© une dĂ©pense dans le cadre de votre mission professionnelle, en y prĂ©cisant le montant et la raison. Cette attestation, Ă lâimage dâune facture, a une valeur juridique. Manuscrite ou dactylographiĂ©e, votre dĂ©claration sur l'honneur doit comprendre Votre identitĂ© Je soussignĂ©e ...» Vos coordonnĂ©es Commune de naissance et adresse de domicile Les dĂ©tails des faits objet de la dĂ©pense, montant de la dĂ©pense, date et lieu, marchand ayant facturĂ© la dĂ©pense, nombre dâinvitĂ©s si repas, etc. Votre signature Vous devez y exposer les faits et surtout les frais avancĂ©s. Votre attestation Jâai connaissance des sanctions pĂ©nales encourues par lâauteur dâune fausse attestation. » Certaines entreprises demandent, Ă lâappui de lâattestation sur lâhonneur, un extrait du relevĂ© de compte oĂč apparaĂźt la dĂ©pense si cette derniĂšre a Ă©tĂ© faite par carte bancaire. Par ailleurs, il sâagit bien dâune solution exceptionnelle concernant des dĂ©penses de faible montant 35 ⏠pour un repas par exemple. Cette attestation sur lâhonneur permet Ă lâentreprise de conserver son crĂ©dit de TVA. Mooncard vous a prĂ©parĂ© un modĂšle de dĂ©claration sur l'honneur que vous pouvez tĂ©lĂ©charger ci-dessous. Quels sont les documents acceptĂ©s comme justificatif de note de frais ? Pour justifier un paiement professionnel, vous devez fournir le justificatif original. Par exemple, dans le cas dâun paiement en ligne il faudra fournir un justificatif Ă©lectronique, le reçu original dans le cas dâun dĂ©jeuner avec un client. Pour plus de prĂ©cisions sur les informations Ă renseigner sur vos justificatifs, consultez notre article DĂ©penses professionnelles soyez organisĂ© pour Ă©viter les surprises». Pour les collaborateurs qui prennent la route dans le cadre de leur mission professionnelle, les remboursement se font sous forme d'indemnitĂ©s kilomĂ©triques. Ce nâest quâaprĂšs la rĂ©ception de la note de frais et des justificatifs associĂ©s que lâemployeur calcule les indemnitĂ©s sur la base du barĂšme kilomĂ©trique. Le collaborateur de son cĂŽtĂ© doit prĂ©ciser dans sa note de frais Le lieu de la mission Le motif du dĂ©placement Le nom des clients ou entreprises rencontrĂ©s Le kilomĂ©trage total rĂ©alisĂ© avec le vĂ©hicule La puissance fiscale du vĂ©hicule justifiĂ©e avec la carte grise du vĂ©hicule Conservez tous les documents attestant des frais de dĂ©placement, surtout si le dĂ©placement s'inscrit dans une situation exceptionnelle ticket de caisse essence, ticket de pĂ©age, etc. Pour les frais kilomĂ©triques et tout dĂ©placement professionnel, Mooncard vous propose sa solution Mooncard Mobility, une carte carburant reposant sur la technologie de la Mooncard classique. Pour en savoir plus, on vous renvoie Ă notre article de blog consacrĂ© Ă la Mooncard Mobility. Depuis quelques annĂ©es, les justificatifs numĂ©riques sont Ă©galement Ă valeur probante, au mĂȘme titre que les justificatifs papiers. Vous pouvez dĂ©sormais dĂ©matĂ©rialiser vos archives papiers. Ainsi, il est maintenant possible de justifier une dĂ©pense avec une photo ou un scan du justificatif de dĂ©pense, ce qui peut-ĂȘtre une solution pour ne plus le perdre. Des exceptions parfois possibles Une dĂ©pense professionnelle sans les justificatifs originaux peut Ă©ventuellement ĂȘtre acceptĂ©e si, elle reprĂ©sente un montant faible 35 ⏠de repas par exemple ou qu'elle fait suite Ă une situation exceptionnelle et non rĂ©currente. Dans ces deux cas, vous pouvez en faire la demande Ă votre employeur, il pourra envisager de faire une exception. La carte entreprise pour une gestion optimale des notes de frais Mettre Ă disposition une carte de paiement d'entreprise est une bonne solution optimiser la gestion des remboursements et des notes de frais de votre entreprise, notamment en Ă©vitant la perte des justificatifs. Pour les collaborateurs Plus d'avances de frais professionnels, au montant parfois consĂ©quent Simplification des demandes de remboursement Demandes d'envoi immĂ©diates et relances pour Ă©viter la perte des justificatifs de note de frais Elle permet pour lâentreprise dâoptimiser la gestion des notes de frais et la comptabilitĂ© puisque les charges professionnelles seront dĂ©bitĂ©es sur un seul et mĂȘme compte celui de lâentreprise. Mooncard et les justificatifs de notes de frais Mooncard met fin aux notes de frais et aux justificatifs papiers. AprĂšs avoir rĂ©glĂ© un achat avec une carte de paiement Mooncard, la dĂ©pense apparaĂźt directement sur l'application de gestion. La synchronisation se faisant en temps rĂ©el, vous pourrez suivre toutes les dĂ©penses en temps rĂ©el sur la plateforme mais Ă©galement y paramĂ©trer tous les droits et accĂšs des collaborateurs. Une fois la dĂ©pense identifiĂ©e sur l'application, un sms est envoyĂ© au titulaire de la carte pour qu'il prenne en photo le justificatif d'achat de maniĂšre Ă le relier Ă sa dĂ©pense. Dans le cas d'un achat sur internet, il est possible d'envoyer la facture directement sur son espace de gestion via son adresse email. La solution Mooncard propose l'archivage Ă valeur probante de tous vos justificatifs, c'est-Ă -dire que vous n'avez plus besoin de conserver vos justificatifs papiers ! L'archivage Ă valeur probante permet d'assurer la pĂ©rennitĂ© de l'information ainsi que sa restitution ultĂ©rieure Ă des fins de justifications ou de contrĂŽles ce qui peut s'avĂ©rer trĂšs utile en cas de contrĂŽle URSAFF ! Avec l'archivage Ă valeur probante, Mooncard garanti L'authenticitĂ© du document L'intĂ©gritĂ© des documents L'intelligibilitĂ© des documents La solution a, en particulier, montrĂ© son efficacitĂ© dans les remboursements de frais dans le cadre du tĂ©lĂ©travail. Pour Ă©viter le stress liĂ© au stockage des justificatifs et diminuer la charge mentale de vos collaborateurs et managers, optimisez et automatisez la gestion de vos notes de frais avec Mooncard, rĂ©servez votre dĂ©mo.
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LâESSENTIEL Vous pouvez recharger votre carte PCS par carte bancaire, par virement ou par existe un frais de service pour toute recharge dont le montant dĂ©pend du moyen de recharge pour lequel vous avez vous voulez contester une opĂ©ration sur votre carte PCS, vous devez contacter le service client de le service client ne vous apporte pas de solutions satisfaisantes, vous pouvez ensuite contacter le responsable de traitement des certaines opĂ©rations ne sont pas contestables. Il sâagit par exemple des retraits dâargent ou des paiements par Terminal de Paiement Ălectronique TPE. Vous venez dâacheter une carte PCS, mais vous ne savez-pas comment elle fonctionne ? Vous avez Ă©tĂ© dĂ©bitĂ© Ă tort, et vous souhaitez savoir comment faire pour contester lâopĂ©ration ? Comment rĂ©agir si le service client de PCS refuse de procĂ©der au remboursement ? Ne vous inquiĂ©tez pas, on vous explique tout ! La carte de paiement prĂ©payĂ©e PCS prĂ©sente plusieurs avantages en raison de sa simplicitĂ©. Une fois rechargĂ©e, elle vous permet de payer et de retirer de lâargent partout dans le monde. Si vous tĂ©lĂ©chargez votre piĂšce dâidentitĂ© sur votre compte personnel, vous pouvez Ă©galement obtenir un RIB français Ă lâaide duquel vous pouvez recevoir et effectuer des virements. đ Cependant, la PCS nâest pas une carte bancaire. Cela signifie que vous nâavez pas Ă payer de frais mensuels ni de frais supplĂ©mentaires en cas de rĂ©activation de la carte. â ïž Toutefois, la carte PCS est souvent utilisĂ©e pour faciliter le blanchiment dâargent. Afin dâĂ©viter de tomber victime dâescroquerie, vous devez lâutiliser uniquement entre tiers de confiance. En savoir plus voilĂ comment rĂ©agir en cas dâarnaque sur internet . đŠ Il existe deux maniĂšres pour recharger une carte PCS đ» depuis votre espace mon compte » sur le site officiel de la PCS. Vous pouvez le faire par carte bancaire ou par virement.đ± par SMS envoyez RECH un espace suivi du code secret de votre coupon recharge un espace et les 4 derniers numĂ©ros de votre carte PCS. Par exemple RECH A1B2C6D6E3 0000selon le type de carte PCS que vous dĂ©tenez, vous devez envoyer le message au Black et Virtual Card 06 01 78 78 78Chrome 07 57 57 55 55Infinity 07 50 09 00 00 Bon Ă savoir la recharge par virement est le moyen le moins coĂ»teux la PCS vous demande un frais de transaction Ă©quivalent Ă 20% du montant rechargĂ©, alors que ce taux se situe entre 5% et 7% en cas de coupon-recharge. đ Vous avez Ă©tĂ© dĂ©bitĂ© pour un achat annulĂ© ? Vous ĂȘtes victime dâune arnaque sur Le bon coin ? Vous devez contacter le service client de PCS dans le plus bref dĂ©lai. Plusieurs moyens de contact sont Ă votre disposition par email Ă contact tĂ©lĂ©phone au 0 811 880 200 ou + 33 1 83 77 17 77 si vous ĂȘtes Ă lâĂ©tranger Ce service est disponible de 9h Ă 19h du lundi au vendredi et de 10h Ă 17h le samedi hors jours fĂ©riĂ©sen ligne Ă lâaide dâun formulaire de demandepar courrier Ă lâadresse suivante CREACARD-TSA51760-75771PARIS CEDEX 16 Contacter le service client PCS Ă lâaide du formulaire đź Si vous ĂȘtes victime dâune escroquerie, vous pouvez Ă©galement porter plainte contre lâauteur de la fraude . Peut-on se faire rembourser des coupons PCS ? En cas de contestation dâopĂ©ration, le service client vous fournira ensuite un formulaire de contestation Ă remplir et Ă renvoyer dans les meilleurs dĂ©lais. â ïž Bon Ă savoir les paiements frauduleux infĂ©rieurs Ă 20 ⏠ne peuvent pas faire lâobjet dâune contestation. Toute opĂ©ration rĂ©alisĂ©e avec la carte PCS et votre code secret retrait dâargent, paiement par TPE, etc. nâest pas contestable non plus. đ
Ă la rĂ©ception de ce formulaire, le service client sâengagera Ă vĂ©rifier que votre contestation est justifiĂ©e dans un dĂ©lai de 5 jours ouvrables. Si cela est le cas, vous serez remboursĂ© automatiquement sur votre carte PCS. Si vous ne parvenez pas Ă joindre le service client ou sâil ne vous apporte pas de solutions satisfaisantes, vous pouvez alors vous tourner vers le responsable de traitement des rĂ©clamations en envoyant un email Ă complaints đ Vous devez en principe recevoir une rĂ©ponse dans un dĂ©lai de 14 jours ouvrables. Si ce nâest pas le cas, vous pouvez ensuite transmettre votre rĂ©clamation auprĂšs du Financial Ombudsman Service par email Ă ligne sur leur site officiel par voie postale Ă lâadresse suivante The Financial Ombudsman ServiceSouth Quay Plaza, 83 Marsh WallLondon E14 9SR Bon Ă savoir le Financial Ombudsman Service est un mĂ©diateur britannique qui intervient en matiĂšre de litiges financiers. Le FOS sâengage Ă vous rĂ©pondre dans la langue de votre choix, il est alors tout-Ă -fait possible de faire votre rĂ©clamation en français. đ Comment encaisser un ticket PCS ?Vous pouvez encaisser un ticket PCS par SMS. Vous pouvez Ă©galement recharger votre carte PCS par virement ou par carte bancaire. En savoir plus đ Comment contacter le service client de PCS ? Le service client de PCS est joignable par mail, par tĂ©lĂ©phone et sur le site officiel de PCS. En savoir plus đ°Peut-on se faire rembourser des coupons PCS ?Si vous voulez contester une opĂ©ration, vous devez contacter le service client de PCS dans les plus brefs dĂ©lais. Si ce dernier ne vous apporte pas de solutions satisfaisantes, vous avez la possibilitĂ© de saisir un mĂ©diateur. En savoir plus
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Comment obtenir un justificatif de paiement du FPS? Pour tous les avis de paiement FPS expĂ©diĂ© par courrier postal et quelque soit le mode de paiement, il est possible de rĂ©cupĂ©rer un justificatif de paiement sur le site Il suffit de saisir sur le site le numĂ©ro de tĂ©lĂ©paiement du FPS et de valider. Le justificatif de paiement s'affiche Ă l'Ă©cran et vous pouvez le tĂ©lĂ©charger, l'imprimer ou mĂȘme l'envoyer par courriel Ă l'adresse de votre choix. Toutes les questions sur le forfait post stationnement
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